Засвідчення вірності копій документів

Ця консультація не перевірена досвідченим користувачем. Правова консультація не є офіційним роз’ясненням, носить інформаційний характер та не може безумовно застосовуватися в кожному конкретному випадку.

Зміст

Нормативна база

Способи засвідчення копій документів

• нотаріальне засвідчення копії документа;
• засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади;
• засвідчення копії документа фізичною особою.

Нотаріальне засвідчення копії документа

Вчинення цієї нотаріальної дії є правовою гарантією охорони прав громадян і забезпечує подальшу реалізацію важливих для громадян прав і обов’язків. Однією з нотаріальних дій, що вчиняються в державних нотаріальних конторах, є засвідчення вірності копій документів і виписок з них. У ст. 75 Закону України «Про нотаріат» встановлено, що нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих підприємствами, установами і організаціями за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.

Умови засвідчення вірності копій документів та виписок з них:

• відповідність документа з якого засвідчується вірність копії, вимогам закону. Це означає, що документ не повинен суперечити закону як за змістом, так і за формою.
• наявність юридичного значення документа. Ця вимога випливає з сутності цієї нотаріальної дії та означає, що документ, з якого засвідчується вірність копії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, а отже, створювати певні правові наслідки для громадянина.
• засвідчення вірності копії документа. Перевірка того факту, чи може нотаріус з представленого документа засвідчити копію.

Вимоги до документа, що посвідчується Відповідність документа, з якого посвідчується копія, вимогам закону означає, що документ не повинен суперечити законові як за змістом, так і за формою. Документом, який суперечить законові, визнається такий, зміст якого є протиправним. Юридичне значення документа, копія якого засвідчується, полягає в тому, що він стосується прав і законних інтересів громадян, має значення для подальшої їх реалізації та створює певні правові наслідки для громадянина.

У деяких випадках виникає необхідність засвідчення вірності копії з копії документа. Така дія вчиняється нотаріусом, посадовою особою органів місцевого самоврядування, якщо вірність копії засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія видана підприємством, установою, що видала оригінал документа (ст. 76 Закону України «Про нотаріат»).

Засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади

Засвідчення копій документів, що видаються органами державної влади, здійснюється на підставі Національного стандарту ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», згідно з наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. № 144 який з 1 вересня 2021 року набрав чинності .

З 01.09.2021 року юрособам треба оформляти службові документи саме згідно з ДСТУ 4163:2020, чия дія поширюється на державні органи, органи місцевого самоврядування, установи, підприємства, організації та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально– цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

Таким чином підприємства застосовують ДСТУ 4163:2020 обов’язково, а ФОПи можуть застосовувати цей стандарт за бажанням. Дія Стандарту № 55 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації». припинено з 01 вересня 2021 року.

Засвідчення копії документа фізичною особою

Законодавством України не регламентований порядок засвідчення копій документів фізичними особами. Рекомендується на таких копіях проставляти:

• відмітку «Згідно з оригіналом»;
• особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище;
• дату засвідчення копії.

Документи, копії з яких забороняється засвідчувати

• правильність копії (фотокопії) з документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо). Також не допускається засвідчення правильності копії (фотокопії) з додатка без пред’явлення основного документа (наприклад, витяг із залікової відомості);
• документів, що видаються органами охорони здоров’я: довідки лікувальних установ про народження дитини, лікарняні свідоцтва і фельдшерські довідки про смерть, довідки і висновки про наявність психічних захворювань;
• правильність копії з документів, які містять підчистки та дописки, необумовлені виправлення, закреслені слова;
• вірність копії перепусток для проходу в установу, посвідчень про відрядження військовослужбовців, довідок про перебування в партизанських загонах;
• документи, що написані олівцем, містять нечіткий, нерозбірливий текст, відбиток печатки стертий або такий, що не читається.
• трудові книжки у разі виїзду громадянина за кордон, бо трудові книжки не підлягають легалізації та вивозу за кордон. За запитами видаються архівні довідки.

Оформлення виписки з документа

Посвідчення виписки з документа є можливим теж за певної умови: якщо в документі вміщено декілька не пов’язаних між собою питань, які можуть за своїм змістом існувати окремо одне від одного. Виписка має відтворювати повний текст частини документа з певного питання. Для прикладу розглянемо порядок оформлення виписки з трудової книжки. Вона повинна містити повний текст першої сторінки із зазначенням назви документа, прізвища, імені та по батькові власника, року народження, освіти, професії, а вже потім викладається зміст запису, необхідного громадянинові.

Розмір ставок державного мита

Засвідчувати можна будь-яку кількість копій, реєструючи в реєстрі нотаріальних дій кожну копію, надаючи кожній з них окремий номер у реєстрі та стягуючи державне мито за кожну з них.

Згідно з ст.3 декрету Кабінету Міністрів України “Про державне мито”, розмір державного мита, яке стягується державними натаріусами, посадовими особами виконавчих комітетів сільських, селищних та міських рад становить:

Див. також:

Засвідчення копій документів у нотаріуса

Люди часто зіштовхуються з необхідністю засвідчення різних документів. Нотаріально засвідчені копії необхідні при вступі до вузу і працевлаштуванні, для оформлення страховки, укладення договору, а також в суді. Нотаріальна процедура дозволяє не носити з собою оригінали потрібних документів, переживаючи, що вони можуть пошкодитися або втратитися.

Як виконується процедура засвідчення копії

Процедура засвідчення вірності копій виконується на підставі Закону України «Про нотаріат» (ст. ст.75-78). Нотаріуси засвідчують відповідність копій документів, виданих органами державної влади, організаціями та компаніями, якщо вони мають юридичне значення і не суперечать законодавству України. Спеціаліст засвідчує також копії копій, якщо вони нотаріально засвідчені або видані органом, які оформили оригінали.

У випадках, коли необхідно підтвердити достовірність тільки певних відомостей, що містяться в документі, юрист готує виписку. У виписці викладається потрібна частина тексту в оригінальному вигляді.

Засвідчити в нотаріуса можна:
· дипломи і атестати про освіту;
· трудові книжки;
· свідоцтва про народження;
· договори;
· довіреності;
· пенсійні посвідчення;
· ліцензії та сертифікати;
· установчі документи та протоколи;
· військові квитки;
· рішення суду;
· довідки про судимість;
· водійські права та інші документи.

В обов’язковому порядку потрібно засвідчити документи у нотаріуса, якщо вони мають відношення до дорогих речей і нерухомості. Підвищена обережність пов’язана зі стрімким розвитком технологій, що дозволяють з високою точністю підробити будь-який документ. Перевірки, виконані нотаріусом, знижують ймовірність шахрайства до нуля.

Під час процедури нотаріус звіряє копію з оригіналом. Він оцінює відповідність всієї інформації, що міститься в документі, даним на копії. Копія рішення суду буде засвідчена тільки в тому випадку, якщо судове рішення вже вступило в силу. Юрист може перевірити, чи зберігається оригінал рішення в матеріалах судової справи.

Нотаріус відмовиться виконувати процедуру, якщо виявить на оригіналі додаткові написи, виправлення, потертості в області друку або підпису та інші зміни. Не підлягають огляду старі і порвані документи. Щоб копія була засвідчена, текст оригіналу повинен бути надрукований на принтері або написаний ручкою.

Засвідченню не підлягають копії документів, якщо на них є позначка про неприпустимість копіювання. Не можна також засвідчувати копії розпоряджень з грифом «секретно», довідок, на підставі яких видають оригінали (про народження, смерть, наявність психічного захворювання), відомостей про успішність без надання диплома, листів юридичних осіб, адресованих іншим компаніям, пропусків і тимчасових посвідчень.

Переваги засвідчення документів в нашій нотаріальній конторі

Нотаріус Кучма Кристина Сергіївна – кваліфікований і досвідчений юрист. Вона працює в нотаріаті з 2011 року. Великий досвід позовної і претензійної роботи в сфері нерухомості, цивільного та господарського права допомагає Кристині Сергіївні виконувати роботу бездоганно. Вона ретельно вивчає всі документи, тому засвідчені у неї копії безперешкодно приймають у всіх установах і враховують при розгляді справ в суді.

Записатися на прийом до нотаріуса Кучми Кристини Сергіївни можна на нашому сайті. Для цього потрібно заповнити відповідні поля. Найближчим часом юрист зв’яжеться з клієнтом і підбере відповідний час для прийому. Нотаріальна контора працює щодня. Вона розташована в Києві в Печерському районі, тому діставатися до неї зручно з будь-якого куточка столиці. За необхідності спеціаліст виїжджає до клієнта додому, на підприємство або в офіс, як в Печерську, так і за його межами. Вартість послуги встановлюється за домовленістю з клієнтом.

Завірити копію документа у нотаріуса швидко і надійно

Завірити копію документа у нотаріуса стало буденною справою будь-якого дорослої людини. Завдяки завіреної копії паспорта або трудової книжки, ви зможете не боятися про втрату оригіналу документа. Тому ви спокійно можете користуватися копією завіреного документа, як якщо б це був оригінал. Так як копія даного документа має таку ж юридичну силу, як і сам оригінал з якого вона була виконана.

Причина, по якій ви просто зобов’язані запевнити копію паспорта, виписки, свідоцтва або трудової книжки може бути різною і з’явиться абсолютно несподівано. Тому радимо вам заздалегідь підготуватися до цієї ситуації, щоб вона не застала вас зненацька. А наш нотаріус онлайн консультант безкоштовно допоможе проконсультувати вас в цьому питанні і з задоволенням підкаже, де можна завірити копію паспорта в Москві або будь-якому іншому місті Росії за мінімальну вартість. Пам’ятайте, що:

• вам може знадобитися коли-небудь здавати документи в різні інститути або інстанції;
• ви можете втратити оригінал паспорта або трудової книжки
• ви просто не захочете передавати оригінал документа чужим людям.

І це далеко не повний список причин, для ґрунтовних причин діяти. Тим більше, що дані копії не мають терміну придатності і одного разу зроблені, зможуть послужити ще багато років. І те, що у вас зараз є (або обов’язково повинні бути) звичайна копія трудової або паспорта, це теж добре, але, на жаль, вони не мають юридичної сили, як якщо б ви звернулися за послугами до професійного юриста.

Перелік документів для засвідчення копії паспорта, трудової книжки та іншого

• Оригінал паспорта
• Оригінал документа, копія якого засвідчується
• Додаткові оригінали документів, які розглядаються в окремо взятих ситуаціях. Обов’язково уточнюйте весь перелік без прийомом у нотаріуса

Нотаріус завіряє копію документа тільки після того, як буде засвідчено в справжності документів і в тому, що вони не суперечать існуючим законам Росії або іншої країни.

Цікавий факт. Нотаріус може відмовити запевнити паспорт, військовий квиток солдата, установчих документів, виписки, статуту, посвідчення депутатської скоринки, свідоцтво про шлюб, якщо вказано, що зняття копії з цих документів заборонено або не допускається з якихось причин. Також нотаріус в праві відмовити в послузі, якщо до оригіналу документа додається копія без самого оригіналу «додатки».
Нотаріус може засвідчити документ з копії, яка в свою чергу була зроблена не з оригіналу. Але це крайній випадок і розглядається в індивідуальному порядку. Так, наприклад, ви повинні надати докази того, що ця копія була засвідчена юридичною особою за всіма правилами і відповідно до чинних законів (на фірмовому бланку, з необхідною печаткою і потрібними позначками на документі).
Якщо ви хочете використовувати завірений документ в іншій країні, то вам необхідно упевниться в тому, що оригінал даного документа легалізований в цій самій країні. щ о потрібно для цього зробити? Вам буде потрібно апостиль – спеціально оформлений бланк (форма), який засвідчує в автентичності і свою повну силу, отриманий документ в одній країні, на території іншої країни.

Які документи не запевняє нотаріус: перелік

Нотаріус не має права завіряти копію документа в таких випадках

• В оригіналі документа є грубі виправлення і коригування.
• Оригінал документа був написаний олівцем або предметом, який легко стерти надалі.
• Частина тексту абсолютно не читається або відсутня.
• Оригінал документа фізично зіпсований і не має свій первісної цілісності.
• Сторінки оригіналу документа не мають порядкового номера, не скріплені між собою.
• Документ, який ще не пройшов легалізацію.

Які документи запевняє нотаріус: перелік

• паспорт
• трудова книжка
• рішення суду
• свідоцтво про шлюб, народження. смерті
• навчальні документи: диплом, атестат
• договір купівлі-продажу
• договір дарування
• довідка
• розписку
• угоду
• документи при ліквідації ТОВ
• шлюбний контракт
• нотаріальний переклад документів
• продаж частки майна

Скільки коштує завірити документи у нотаріуса в Москві та інших містах

Досить таки поширений питання вартості послуг нотаріуса. Ціна завірення документів є чи не основним фактором при виборі хорошого нотаріуса. Адже з одного боку ми не хочемо переплачувати кровно зароблені гроші, але а з іншого – вартість нотаріальних послуг також може вказувати і на якість виконуваних послуг. Тому тут потрібно вибрати золоту середину. Ні в якому разі не біжіть до першого ліпшого нотаріуса в найближчому будинку. Випишіть весь список нотаріусів Москви (будь-якого іншого міста) і навпроти кожного проставте вартість надаваних послуг. Також поговоріть особисто по телефону з нотаріусом, а не з його секретарем або помічником. Не забувайте і про своїх знайомих, можливо, вони недавно користувалися нотаріальними послугами та можуть порадити кращого з кращих. По крайней мере, це звузить коло пошуків.

Також, хочемо нагадати, що на нашому сайті ви можете скористатися послугою «консультація нотаріуса онлайн БЕЗКОШТОВНО»! Наші фахівці постараються допомогти розібратися у вашій ситуації будь-якої складності. Економте свій час на пошуки потрібної інформації і напишіть нам прямо зараз!