На підприємстві змінився директор: як зареєструвати ПН/РК?
Новопризначений керівник не має права підписувати ПН/РК, створені датою до внесення даних про нього до ЄДР. Як уникнути проблем у перехідний період?
В ІПК від 16.10.2023 №3556/ІПК/99-00-12-02-05-06 податківці не дали відповіді на обидва запитання платника податків щодо передачі повноважень на підписання податкових накладних новому директору та підписання ним ПН за операції, вчинені попередником. Наші міркування щодо цього — нижче.
Приймаючи рішення про заміну керівника, господарські товариства змушені враховувати два моменти, які убезпечать у майбутньому від судових спорів:
1) час для передачі справ від попереднього керівника до нового, зокрема печатки та іншого;
2) час для реєстрації ПН/РК в ЄРПН та виготовлення нового кваліфікованого електронного підпису (КЕП) для нового керівника.
Чому ці два моменти такі важливі? Потрібно розуміти, що новопризначений керівник не має права підписувати податкові накладні, створені датою до внесення даних про нього до ЄДР. І хоча зміна керівника не впливає на чинність документів, які складені та підписуються від імені юрособи, проте новий керівник наділяється відповідними повноваженнями щодо підписання документів від імені юрособи лише з моменту його призначення за даними ЄДР. Тому й право підписувати ПН/РК він також отримує з моменту призначення.
Отже, відмова у реєстрації ПН/РК в ЄРПН за підписом новопризначеного керівника за період до дати внесення в ЄДР відомостей про нього є зрозумілою. Але водночас, на нашу думку, безпідставною. Адже у податкових органів немає жодних причин відмовляти у реєстрації податкових накладних. Навіть зважаючи на те, що управління юрособою здійснюється через її органи, зокрема керівника (ч. 1, 2 ст. 97 ЦКУ), у будь-якому разі ПН/РК складається щодо господарської операції, яку вчиняє саме юрособа, а не її органи управління.
Звісно, податкові накладні/розрахунки коригування, підписані новим керівником, але складені датою до моменту його призначення, можуть викликати сумніви у податкових органів. Проте, на нашу думку, це може бути підставою для зупинення реєстрації таких ПН/РК в ЄРПН, а не відмови у їх прийнятті на реєстрацію.
Що кажуть суди
Щодо судової практики, то у 2023 році суди у справі №420/12264/22 стали на бік податківців та звернули увагу на те, що до Реєстру приймаються податкова накладна та/або розрахунок коригування, складені в електронній формі з накладенням, зокрема, кваліфікованого електронного підпису головного бухгалтера (бухгалтера) або кваліфікованого електронного підпису керівника (за відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера) та кваліфікованої електронної печатки (за наявності) постачальника (продавця), що є юрособою.
Приписами п. 12 Порядку №1246 визначено, що після надходження податкової накладної та/або розрахунку коригування до ДПС в автоматизованому режимі здійснюється їх розшифрування та перевіряється, зокрема:
- чинність кваліфікованого електронного підпису, порядку його накладення та наявності права підписання посадовою особою платника податку таких податкової накладної та/або розрахунку коригування;
- реєстрація особи, що надіслала на реєстрацію податкову накладну та/або розрахунок коригування, платником податку на момент складення та реєстрація таких податкової накладної та/або розрахунку коригування.
Апеляційна інстанція наголосила (Постанова П’ятого апеляційного адміністративного суду від 14.02.2023 у справі №420/12264/22), що:
по-перше, легітимність повноважень на вчинення юридично значущих дій від імені ТОВ у керівника виникла після офіційного внесення до ЄДР відомостей про його призначення на посаду керівника товариства,
по-друге, чинний директор діє у межах іншого договору та КЕП, дата набрання чинності якого відрізняється від дати створення електронного документа (податкових накладних), чим вважається незавершеним (нествореним) згідно з вимогами ст. 6 Закону про електронні документи.
Тож однозначно вирішити цю ситуацію з неприйняттям ПН/РК на реєстрацію в ЄРПН у разі розбіжності керівних осіб на дату складення ПН/РК та на дату їх подання на реєстрацію в ЄРПН можна лише внесенням змін до чинного законодавства. Тим часом наразі чи не єдиний вихід — скористатися порядком дій, передбаченим у Порядку №557. Ми говоримо про зупинення реєстрації і надання пояснень та копій відповідних документів.
Нагадаємо!
Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано таке право, автор повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває автор, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (далі — Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку.
До Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані електронні підписи всіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них — кваліфікований електронний підпис керівника і останньою — кваліфікована електронна печатка (за наявності).
То що робити?
Наразі маємо ситуацію, з якої потрібно вийти з мінімальними негативними наслідками для підприємства.
Ось саме тому потрібен певний «перехідний» період для надання новому керівникові права підпису ПН/РК та податкової звітності.
І тут можуть бути умовно два варіанти:
1) ще під час дії повноважень попереднього керівника призначити представника (будь-яку особу з-поміж працівників чи учасників/засновників) та подати всі необхідні документи до податкового органу. Такий представник матиме право підпису податкової звітності й за відсутності новопризначеного керівника;
2) як відомо, доволі часто в ЄДР можна побачити одну й ту саму особу як керівником, так і представником. Тож учасники/засновники також можуть скористатися цим та заздалегідь призначити майбутнього керівника представником з правом підпису податкової звітності. Цей варіант буде особливо корисний у тому разі, якщо прощання з попереднім директором відбувається не полюбовно.
Застосування одного з наведених вище двох умовних варіантів не лише допоможе уникнути розриву у часі (коли КЕП попереднього керівника вже не буде чинний, а КЕП на новопризначеного — ще не буде), а й не впливатиме на можливість підпису податкових накладних у періоді до внесення КЕП нового директора до договору про визнання електронних документів.
І тоді після звільнення попереднього керівника (директора) та до внесення даних щодо КЕП новопризначеного керівника від імені юрособи може діяти представник (особа, внесена з таким статусом до ЄДР, — майбутній керівник чи третя особа, зокрема з числа працівників). І на сформовані ПН/РК в електронному вигляді накладаються КЕП посадових осіб, яким делеговано право підпису, шляхом надсилання повідомлення, яке буде прийняте контролюючим органом, у такому порядку:
- першим — головного бухгалтера;
- другим — особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор» (ідеться про представника);
- третьою — кваліфікована електронна печатка (за наявності).
Реєстрація торішніх ПН після зміни директора
Наведена вище ситуація розв’язується у разі, коли маємо зміну керівника у поточному періоді та можемо наперед запобігти проблемам. А якщо треба зареєструвати ПН за червень 2022 року в разі зміни директора у 2023? Це стало приводом для надання ДПСУ ІПК від 25.10.2023 №3759/ІПК/99-00-04-02-03-06.
І справді, тут є величезна проблема — заміна керівника у 2023 році фактично позбавляє ТОВ будь-яких шансів зареєструвати ПН/РК за червень 2022 р., якщо ТОВ не скористається одним із наведених нами варіантів.
Загалом, навіть у ситуації, коли законодавець надає право реєструвати ПН/РК в ЄРПН за іншими строками, ніж передбачені п. 201.10 ПКУ (йдеться про пп. 69.1 підр.10 розд. ХХ ПКУ, де протягом 2022 — 2023 років установлювалися різні строки реєстрації ПН/РК), це жодним чином не впливає на розв’язання проблеми зі зміною керівника.
Хоча якщо підпис попереднього керівника ще не заблоковано, а новопризначений уже має новий підпис у системі, то через відхилення підпису попереднього керівника (якщо орган ДПС уже бачить зміни в ЄДР та отримав інформацію від держреєстратора) такий платник ПДВ може скористатися функцією «підписати іншим діючим підписом» (тобто вже нового керівника). Але надто розраховувати на це не варто.
В ІПК від 25.10.2023 №3759/ІПК/99-00-04-02-03-06, відповідаючи на запитання щодо реєстрації у 2023 році податкових накладних, складених у червні 2022 р., податківці також посилаються на Порядок №1246, зокрема на його пункти 10 і 12. Вони нагадують, що для делегування права підпису податкових накладних та/або розрахунків коригування іншій посадовій особі платник податку повідомляє орган ДПС про таку особу, зокрема дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа зазначеної особи, орган ДПС за основним місцем обліку (за неосновним місцем обліку — для платників податку, які змінили місцезнаходження та для яких сплата визначених законодавством податків і зборів після такої реєстрації здійснюється за місцем попередньої реєстрації до закінчення поточного бюджетного періоду) відповідно до Порядку №557 (про який ми згадували раніше). А після надходження ПН/РК до ДПС в автоматизованому режимі проводяться перевірки, у т. ч. чинності КЕП, порядку його накладення та наявності права підписання ПН/РК посадовою особою платника податків (п. 12 Порядку №1246).
На думку податкового органу, ТОВ слід вчинити ось що.
Якщо відбулася зміна посадової особи (керівника), товариство має повідомити орган ДПС за основним місцем обліку про делегування права підпису податкових накладних та/або розрахунків коригування іншій посадовій особі (новому керівникові), зокрема дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа зазначеної особи. Після чого скласти ПН/РК в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, КЕП уповноваженої платником особи та зареєструвати ПН/РК в ЄРПН.
Фактично ДПС тут каже те саме, про що ми вже згадали вище, тобто що найкращий варіант — делегувати повноваження новому керівнику до моменту звільнення попереднього керівника та внесення даних до ЄДР про новопризначеного керівника.
Порядок дій за ІПК №3759/ІПК/99-00-04-02-03-06
1. Призначити майбутнього керівника представником юрособи (с. 7 реєстраційної заяви форми №2). Там, де є обмеження особи щодо представництва, можна вказати на підписання податкової звітності, ПН/РК та інших звітних документів. Це надасть можливість запобігти конфлікту інтересів обох «керівників» та обмежить дії новопризначеного керівника щодо повноцінного управління товариством (звісно, якщо цього бажають як керівники, так і учасники ТОВ).
2. Після внесення відповідних змін до системи органу ДПС щодо нового КЕП представника (майбутнього керівника) й отримання ним права підпису учасники ТОВ можуть ухвалити нове рішення про заміну керівника та внесення відомостей до ЄДР.
Отже, позиція податкового органу, висловлена в ІПК №3759/ІПК/99-00-04-02-03-06, є цілком слушною та допоможе розв’язати проблему реєстрації податкових накладних та/або розрахунків коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних незалежно від строків їх складення та заміни керівника під час дії воєнного стану.
Автор: Канарьова Наталія
Зверніть увагу: новинна стрічка «Дебету-Кредиту» містить не тільки редакційні матеріали, але також статті сторонніх авторів, роз’яснення співробітників фіскальної служби тощо.
Дані матеріали, а також коментарі до них, відображають виключно точку зору їх авторів і можуть не співпадати з точкою зору редакції. Редакція не ідентифікує особи коментаторів, не модерує тексти коментарів та не несе відповідальності за їх зміст.
Усі новини рубрики «ПДВ»
За інформацією від ДПС, у 2023 році приріст відшкодованих сум ПДВ становив 56% (132,4 млрд грн) порівняно з 2022 роком (84,6 млрд грн)
При придбанні товарів/послуг, які одночасно використовуються в оподатковуваних і звільнених від ПДВ операціях, формування ПК здійснюється виходячи з усього обсягу придбання на підставі зареєстрованих в ЄРПН ПН
Усі платники ПДВ мають право на відшкодування цього податку, проте лише 63% від запитаного відшкодування ПДВ було виплачено ДПС у 2023 році
Врахована таблиця може бути підставою для автоматичної реєстрації податкових накладних та розрахунків коригування, реєстрацію яких було зупинено до дати врахування такої таблиці
У разі прощення постачальником заборгованості за товари/послуги оплату за них покупець не здійснюватиме, тож платнику податку – покупцю необхідно нарахувати компенсуючі ПЗ з ПДВ
Один директор та бухгалтер на два підприємства
Питання: підприємство стало власником підприємства (юридичної особи). Бухгалтер буде один на ці два підприємства. Які подальші дії бухгалтера? Чи є якісь обмеження в господарській діяльності між цими двома підприємствами? І чи може бути один директор (основне і сумісництво) на двох цих організаціях?
Відповідь:
Відповідно до ч.2 ст. 21 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, в установах, організаціях, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін.
Тобто якщо кандидат відповідає статуту, трудовому договору, колективному договору та іншим внутрішнім вимогам не тільки в частині кваліфікації, а й можливості працювати одночасно в декількох юридичних особах, то на цьому етапі обмежень, ні для цих підприємств, ні для бухгалтера, ні для директора немає.
Сьогодні про обмеження роботи за сумісництвом в площині трудових правовідносин можна говорити хіба що в контексті державних підприємств, установ, організацій. Так, відповідно до п. 1 Положення про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ, організацій, затвердженого наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства фінансів України від 28 червня 1993 року № 43, сумісництвом вважається виконання працівником, крім своєї основної, іншої регулярної оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час на тому ж або іншому підприємстві, в установі, організації або у громадянина (підприємця, приватної особи) за наймом.
Пункт 4 цього ж положення передбачає заборону керівникам державних підприємств, установ, організацій, їхнім заступникам, керівникам структурних підрозділів та їхнім заступникам працювати за сумісництвом (за винятком наукової, викладацької, медичної і творчої діяльності).
Відповідно, така заборона не поширюється на директора, бухгалтера приватного підприємства. Однак слід врахувати, що оскільки іншого законодавчого визначення «сумісництва» немає, контролюючі органи (наприклад, Держпраці) за аналогією можуть використовувати вказану дефініцію. А тому радимо організувати роботу директора, бухгалтера на іншому підприємстві так, щоб години робочого часу на обох підприємствах не співпадали.
До речі, тут і податківці можуть не відставати. Наприклад, вони можуть стверджувати, що одна й та ж фізична особа не може одночасно виконувати свої трудові обов’язки на двох підприємствах, а тому витрати на оплату її праці не можуть визнаватися витратами в обліку. Принаймні, щодо ФОПів податківці таке застосовують, то чому би їм не «удосконалити» своє бачення того, як «правильно»?
Постанова КМУ від 03.04.1993 №245 «Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій» встановлює для сумісників ще максимальну тривалість роботи за сумісництвом – 4 год. на день і повний робочий день у вихідний день. Загальна тривалість роботи за сумісництвом протягом місяця не повинна перевищувати половини місячної норми робочого часу. Однак ця заборона знову ж таки не поширюється на бухгалтера, директора ТОВ.
До осiб, уповноважених на виконання функцiй держави або мiсцевого самоврядування, нотаріусів, адвокатів, деяких інших категорій громадян, як зрозуміло із питання, кандидати також не належить. А тому перепон для працевлаштування за сумісництвом також не виникає.
Що ще слід врахувати: КЗпП також врегулював, що працівники, які працюють за сумісництвом, одержують заробітну плату за фактично виконану роботу (ст. 1021). Кадровикам слід вести належний облік робочого часу. В частині відпусток, то сумісникам надається відпустка одночасно з відпусткою за основним місцем роботи (ст. 10 Закону України «Про відпустки»).
Тому пам’ятайте ці особливості організації праці, аби не давати підстав, в першу чергу, контролюючим органам фантазувати та притягувати підприємства до юридичної відповідальності.
Крім того, вирішивши прийняти відповідного бухгалтера на роботу перш за все необхідно зробити наступне:
- Перед прийняттям бухгалтера на роботу подати контролюючому органу повідомлення про нового працівника в порядку постанови Кабінету міністрів України від 17.06.2015 № 413. До речі, повідомляти про призначення директора вже немає необхідності. Податківцям достатньо буде відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР).
- Також, якщо мова йде про бухгалтера, який буде відповідальний за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, то підприємство у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків зобов’язане повідомити контролюючий орган за основним місцем обліку про таке призначення шляхом подання форми №1-ОПП (п. 66.4 ст. 66 Податкового кодексу України).
- Слід повідомити і банк про нового розпорядника рахунку (за необхідності) та отримати електронний підпис.
Ще кілька слів про директора. Згідно з ч. 3 ст. 238 Цивільного кодексу України представник (у нашому випадку – директор – представник ЮО) не може вчиняти правочин від імені особи, яку він представляє, у своїх інтересах або в інтересах іншої особи, представником якої він одночасно є, за винятком комерційного представництва, а також щодо інших осіб, встановлених законом.
Тобто, такий директор одночасно цих двох підприємств не може підписувати договори, акти тощо між цими ж підприємства від їх імені.
Як варіант, можна все ж призначити конкретну особу керівником обох підприємств, однак підписання відповідної документації доручити іншій посадовій особі (заступнику директора тощо) із закріпленням таких правомочностей статутом. А краще ще й внесенням до ЄДР відомостей про таку особу як підписанта.
Також якщо хоч одне з підприємств – ТОВ, то варто врахувати норми Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» (далі – Закон про ТОВ) про так звані правочини, щодо яких є заінтересованість.
Так, правочин вважається правочином, щодо якого є заінтересованість (далі – правочин із заінтересованістю), якщо він укладається ТОВ, зокрема з юридичною особою, в якій посадова особа є членом органу ТОВ. Статутом ТОВ може бути визначений порядок надання згоди на вчинення правочинів, щодо яких є заінтересованість.
Правочин із заінтересованістю, вчинений з порушенням порядку прийняття рішення про надання згоди на його вчинення, створює, змінює, припиняє цивільні права та обов’язки товариства лише у разі подальшого схвалення правочину товариством у порядку, встановленому для прийняття рішення про надання згоди на його вчинення (ст.ст. 45, 46 Закону про ТОВ). Наприклад, таким подальшим схваленням може бути згода учасників, закріплена протоколом. І якщо не буде дотримано відповідної процедури погодження, то й у податківців може виникнути багато «непотрібних» Вам питань щодо обліку та правильності нарахування податків за такими операціями.
Однак якщо учасники товариства не дійшли згоди про встановлення у статуті порядку погодження щодо правочинів із заінтересованістю, то й дані вимоги не застосовуються.
Наталія Брожко, адвокат Адвокатської фірми «Єфімов та партнери»
Цей запис оприлюднено в Наші публікації автором Наталія Брожко. Додати до закладок постійне посилання.