До наказів тимчасового строку зберігання (5 років) належать накази про: короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням.25 квіт. 2023 р.
Строк зберігання — постійно. В номенклатурі пошліться на статтю 37 Переліку № 578/5. Якщо зміни в штатному розписі не часті, реєструйте та формуйте у справу разом із наказами з основної діяльності, адже лише вони мають постійний строк зберігання (ст.
16-б Переліку № 578 і вона проста: наказ про надання щорічної основної відпустки ─ зберігається 5 років, а накази про надання матеріальної допомоги працівникам ─ 75 років.
Накази з основної діяльності зберігають постійно в організаціях, що створюють документи Національного архівного фонду (НАФ), а в інших організаціях — до ліквідації.
Якщо на деяких працівників особові справи не ведуться, то зберігайте заяви про прийняття на роботу в папці «Документи до наказів із кадрових питань (заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, копії довідок, обхідні листки та ін.), що не увійшли до складу особових справ».
В інших статтях Переліку № 578/5 окремі строки зберігання для комерційних підприємств теж не встановлені. Тому вони можуть керуватися ст. 16 Переліку № 578/5, згідно з якою накази щодо основної діяльності повинні зберігатися до ліквідації підприємства, тобто безстроково.
Скільки років зберігати накази? Таким чином, відповідно до чинного законодавства накази за особовим складом мають два терміни зберігання: 75 років та 5 років.